Ons Huishoudelijk Reglement
Rekening houdend met de wijzigingen goedgekeurd op de vergadering van het Praesidium van: 19/03/03, 13/04/06, 08/05/06, 12/06/06, 17/1/2013; 17/1/2017 en 28/5/23.
ARTIKEL 1
- A) De voorzitter
Alleen een lid van het Praesidium kan als voorzitter fungeren. Zijn mandaat heeft de duurtijd van 2 jaar, en is hernieuwbaar na unanieme beslissing van het Praesidium. Gedurende zijn mandaat voert hij de titel van grootmaarschalk.
Na verloop van zijn mandaat wordt hij opnieuw maarschalk;
Alleen de voorzitter-stichter is gerechtigd de titel van grootmaarschalk te blijven voeren;
- B) De ondervoorzitter
Alleen een lid van het Praesidium kan als ondervoorzitter fungeren.
Zijn mandaat heeft de duurtijd van het mandaat van de voorzitter. Hij wordt automatisch voorzitter na verloop van het mandaat van de titelvoerende voorzitter.
- C) Verkiezing tot ondervoorzitter
Bij de aanstelling van een nieuwe voorzitter wordt een nieuwe ondervoorzitter aangeduid op de vergadering van het Praesidium en dit bij unanimiteit van de vergadering.
De agenda is als volgt:
1° aanvaarding van de zetelende ondervoorzitter van zijn opdracht als voorzitter.
2° dankwoord aan de uittredende voorzitter.
3° vaststelling van de nieuwe ondervoorzitter
4° aanvaarding door de nieuwe ondervoorzitter van zijn mandaat.
Artikel 2
De voorzitter zit al de bijeenkomsten van de Keizerlijke Commanderie voor. Bij afwezigheid wordt hij/zij vervangen door de ondervoorzitter, en bij diens afwezigheid door het lid met het grootst aantal jaren lidmaatschap in het Praesidium.
Artikel 3
De voorzitter kan bevoegdheden delegeren.
Artikel 4
De voorzitter wordt bijgestaan door
de maarschalk-ondervoorzitter
de maarschalk-secretaris
de maarschalk-thesaurier
de maarschalk-kanselier
De maarschalk externe-betrekkingen
en volgens de activiteiten door de verantwoordelijke maarschalk.
Artikel 5
De maarschalk-ondervoorzitter
De maarschalk-ondervoorzitter bereidt zich tijdens zijn taak voor op het voorzitterschap in nauwe samenwerking met de zittende voorzitter. Hij leidt ook de vergaderingen bij afwezigheid van de voorzitter.
De maarschalk-secretaris
De activiteiten van het secretariaat worden als volgt omschreven: De maarschalk secretaris heeft een algemene bevoegdheid van administratieve aard, en zorgt voor o.a. de reservatie van de lokalen voor de activiteiten, de agenda’s, de uitnodigingen, de verslagen, enz.
De maarschalk-thesaurier
De maarschalk-thesaurier houdt de boekhouding en de rekeningen bij en doet de betalingen.
De maartschalk-kanselier
De maarschalk-kanselier bewaart de vormgeving, de uitvoering en kleur van de toga en epitoga en is verantwoordelijk voor het togabestand. Hij draagt zorg voor alle documenten die belangrijk zijn voor de Commanderie. Hij bewaart alle voorwerpen die eigendom zijn van de Commanderie.
De maarschalk-externe betrekkingen
De maarschalk-externe betrekkingen onderhoudt de contacten met onze externe partners en staat in voor de organisatie van onze deelname aan externe kapittels en/of activiteiten.
Artikel 6
Een lid van het Praesidium kan worden gelast met een bijzondere activiteit.
Artikel 7
A) Toelaten van een nieuw lid tot het Praesidium
In uitvoering van artikel 19 van de statuten wordt volgende procedure toegepast:
1° alleen een lid van het Praesidium kan een kandidatuur voordragen. De voordracht dient te gebeuren bij de voorzitter.
2° op de eerstvolgende vergadering van het Praesidium brengt de voorzitter deze kandidatuur ter kennis. Eventuele bezwaren tegen deze kandidatuur kunnen binnen de tien dagen ingediend worden bij de voorzitter.
3° Zo er binnen de tien dagen geen bezwaren worden ingediend, wordt het
nieuw lid uitgenodigd op de eerstvolgende vergadering van het Praesidium.
4° Zo er wel bezwaren zijn ingediend worden deze besproken door het
Praesidium op de eerstvolgende vergadering waar dan bij gewone
meerderheid de definitieve beslissing valt.
5° Een kandidaat die aanvaard is volgens Art. 8 A van dit huishoudelijk reglement is, in afwachting van zijn intronisatie in het Praesidium, aspirant-maarschalk. Het kandidaat-lid draagt een epitoga en woont de vergaderingen van het Praesidium met volle bevoegdheid bij.
B) Gewezen leden van het Praesidium vormen de Grote Raad.
Zij mogen de eretitel “Lid van de Grote Raad van de Keizerlijke Commanderie van de Edele Haspengouwse Fruyteniers en hun Gastronomie“ dragen en publiek gebruiken.
C) De praesidiumassistenten
1° De fruitdichter:
Om de twee jaar wordt een wedstrijd uitgeschreven voor de verkiezing van een fruitdichter. De laureaat krijgt de titel van ‘Haspengouws Fruitdichter’, gebruikt de belletjestak en draagt de epitoga van fruitdichter.
De basiskleur van deze epitoga is bordeaux met witte veer.
De fruitdichter neemt geen deel aan de vergaderingen van het Praesidium. Zijn mandaat kan verlengd worden volgens de noodwendigheden van het ogenblik
2° De Jeugdambassadeur voor Haspengouw en het Fruit
Om de twee jaar duidt het Praesidium een Jeugdambassadeur aan, tussen 10 en 12 jaar, gekozen uit jongeren uit Sint-Truiden die voor dit mandaat postuleerden. Deze jongere neemt niet deel aan de vergaderingen van het Praesidium maar vergezelt de Keizerlijke Commanderie wel naar het Koninklijk Paleis en bij andere officiële geplogenheden.
Artikel 8
Geen lid van de Commanderie mag tot enige uitgave overgaan zonder beslissing van het Praesidium. Zo een lid, in strijd met deze beslissing, toch uitgaven zou doen, dan zijn deze uitgaven terugvorderbaar na beslissing van het Praesidium.
Artikel 9
De kledij van het Praesidium bestaat uit de toga met bijhorende borstplaat en een epitoga.
- De toga en borstplaat worden door de Keizerlijke Commanderie ter beschikking gesteld van een benoemde maarschalk, mits betaling van een waarborg van 100 euro.
- De epitoga wordt gratis ter beschikking gesteld van de maarschalken, de aspirant-maarschalken, de Jeugdambassadeurs en de fruitdichters van de Keizerlijke Commanderie.
- De leden verbinden zich bij het uittreden uit de Keizerlijke Commanderie, en op eenvoudig verzoek, hun toga en borstplaat in te leveren bij de voorzitter. De epitoga blijft eigendom van de maarschalk.
Artikel 10
Bij gelegenheid van het kapittel worden eretekens uitgereikt.
Er zijn vier graden:
- eregrootmaarschalk,
- eremaarschalk,
- grootofficier
- officier
Artikel 11
- Het artikel 14 van de statuten uitwerkend, bepaalt het Praesidium een lidmaatschapsbijdrage .
- De leden van het Praesidium betalen een jaarlijks lidmaatschap van € 60. De opbrengst wordt gereserveerd voor interne activiteiten van het Praesidium.
Artikel 12
- Bij overlijden van een lid van het Praesidium en van de Grote Raad zullen de leden van het Praesidium en van de Grote Raad in de eredienst aanwezig zijn, gekleed met epitoga, en zullen in groep optreden.
- Bij overlijden van de partner zullen de leden van het Praesidium en van de Grote Raad aanwezig zijn zonder de epitoga en treden ze niet op in groep.
- In beide gevallen wordt een rouwkrans bezorgd.
Artikel 13
Op 23 juni, de stichtingsdatum van de Keizerlijke Commanderie of op de zondag voor 23 juni wordt een herdenkingsmis gelezen voor de overleden leden van het Praesidium en van de Grote Raad
Artikel 14
Van dit huishoudelijk reglement kan uitzonderlijk afgeweken worden bij unaniem besluit van het Praesidium waarbij het aantal aanwezige maarschalken het aantal van de helft plus één moet halen. Ook wijzigingen aan het huishoudelijk reglement worde op dezelfde manier afgehandeld.